Beschwerdemechanismus und Beschwerdeverfahren

1. Zweck und Geltungsbereich

Wir verpflichten uns, ein zugängliches und transparentes Verfahren für den Umgang mit Beschwerden über Ungerechtigkeiten, Schäden oder Betrug im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit bereitzustellen.

Dieses Verfahren gilt für alle Stakeholder, einschließlich Arbeitnehmerinnen, Lieferantinnen, Geschäftspartnerinnen sowie weiterer Rechteinhaberinnen, die von unseren Aktivitäten betroffen sein könnten.

2. Einreichung von Beschwerden

Beschwerden können über festgelegte Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, schriftlich oder andere zugängliche Formate) eingereicht werden. Soweit rechtlich zulässig, können Beschwerden auch anonym eingereicht werden.

Eine Beschwerde sollte nach Möglichkeit eine Beschreibung des Sachverhalts, die beteiligten Parteien sowie relevante Nachweise enthalten.

3. Verantwortliche Person

Innerhalb des Unternehmens wird eine verantwortliche Person für das Beschwerdeverfahren benannt:

Y. Keller – Beschwerdebeauftragter
mail@stainlesswear.com

Die verantwortliche Person stellt sicher, dass alle Beschwerden unparteiisch, vertraulich und gemäß diesem Verfahren bearbeitet werden.

4. Verfahren und Zeitrahmen

Wir bearbeiten und dokumentieren alle Beschwerden strukturiert und innerhalb klar definierter Fristen:

• Eingangsbestätigung: innerhalb von 7 Arbeitstagen
• Erstbewertung: innerhalb von 14 Arbeitstagen
• Untersuchung und Lösungsvorschlag: in der Regel innerhalb von 30 Arbeitstagen, abhängig von der Komplexität des Falls
• Kommunikation: Betroffene und beteiligte Parteien werden zeitnah und angemessen über Fortschritte und Ergebnisse informiert

Alle Schritte des Verfahrens werden dokumentiert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

5. Abhilfe und Folgemaßnahmen

Wenn sich eine Beschwerde als begründet erweist, ergreifen wir geeignete Maßnahmen zur Behebung des Problems und zur Vermeidung zukünftiger Vorfälle.

Folgemaßnahmen werden allen relevanten Parteien kommuniziert und, soweit angemessen, gemeinsam umgesetzt.

6. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Wir untersagen ausdrücklich jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen, Diskriminierung oder Drohungen gegenüber Personen, die in gutem Glauben eine Beschwerde einreichen.

Wir treffen Maßnahmen, um:

• die Vertraulichkeit der Hinweisgeber*innen zu schützen
• Vergeltungsmaßnahmen oder negative Konsequenzen zu verhindern
• Personen vor Schäden im Zusammenhang mit ihrer Beschwerde zu bewahren

Jede Form von Vergeltung wird als schwerwiegender Verstoß gegen diese Richtlinie behandelt.

7. Dokumentation und Weiterentwicklung

Alle Beschwerden, Verfahrensschritte und Ergebnisse werden angemessen dokumentiert.

Wir überprüfen regelmäßig die Wirksamkeit dieses Beschwerdeverfahrens und entwickeln es kontinuierlich weiter, um Fairness, Zugänglichkeit und Vertrauen sicherzustellen.